فن الدبلوماسية.. ومقومات الإدارة الناجحة (KPI)

تسعى البعثات الدبلوماسية النموذجية الى إضافة الكفاءة الحرفية الى موظفيها الدبلوماسيين أو من حملة الجواز الدبلوماسي كالملاحق بمختلف مناصبهم لكي يحققوا أفضل النتائج المرجوة من دولهم، وبالتالي تبدأ بأجندة التخطيط والتنفيذ، ثم المتابعة وحسب الاولوية من مركز الوزارة، وهذا بالطبع يعتمد كثيرًا على قياس رضا الموظفين (KPI). إنّ نموذج (KPI) هو من أبرز سمات الاتيكيت الحكومي بفن الدبلوماسية والذي يُعدُّ الحجر الاساس للعصف الذهني لغرض تحقيق أفضل النتائج والاهداف المخطط لها، معتمدين بذلك على الإتيكيت الاجتماعي لغرض بناء صورة تفاؤلية للبعثة الدبلوماسية او الجهة الحكومية، بالإضافة الى أنه نظام لقياس أداء الموظفين بناءً على مجموعة من المؤشرات المحددة مسبقًا. وتُشتق هذه المؤشرات من أهداف البعثة الدبلوماسية الاستراتيجية، وعلى سبيل المثال توجيه جلالة السلطان هيثم بن طارق المعظم ـ حفظه الله ورعاه ـ بخصوص اعتماد الدبلوماسية الاقتصادية ضمن أولويات واستراتيجيات البعثات لما لها من فوائد جمَّة للطرفين، وهذا لا يمكن تطبيقه بسهولة إلا إذا تم تطبيق الاتيكيت الحكومي والاجتماعي تحت مظلة (KPI)، والتي وتُستخدم لتقييم مدى مساهمة كل موظف في تحقيق تلك الأهداف، فليس من المعقول تكليف كادر البعثة بمهام بعيدة كل البعد عن الهدف المرسوم للبعثة أو حتى الدوائر ذات الاختصاص، بالإضافة الى أنه يقيس مؤشر الرضا الوظيفي على مدى سعادة الموظفين وشعورهم بالراحة في وظائفهم. تعرف (KPIs) هي لـ (Key performance indicators)، وهي مؤشرات الأداء الرئيسية، وهي عبارة عن معايير قابلة للقياس الوظيفي (كفاءة الموظف)، تستخدمها كافة الجهات على مختلف درجاتها واعتمدتها المدارس الدبلوماسية لتعزز بعثاتها الخارجية لغرض تحقيق ما تم التخطيط له والاشراف عليها من خلال مسؤوليها التنفيذيين لقياس أداء العاملين بها، وتحديد مدى فاعليتهم في تحقيق الأهداف ذات الفائدة المرجوة التي وضعتها سابقًا. ومن خلال مؤشرات قياس الأداء، نعرف بأن الجهة الحكومية أو القطاع المختلط أو الخاص ماذا فعلت من أجل بلوغ أهدافها، وهل وظفت أدواتها وميزانيتها وموظفيها في تحقيق تلك الأهداف أم لا؟ ويمكن القول: إن مؤشرات الأداء الرئيسية تقيس التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية سواء البعثة او الجهة الحكومية، لأنها تركز على الوظائف وأساليب العمل المتبعة داخل الشركة. إنّ سمات (KPI) يتضمن تحديد الأهداف النهائية وطرح أسئلة الأداء ضمن مبدأ النقد والنقد الذاتي، وجمع البيانات وتحديد المؤشرات المناسبة، وتحديد أهداف وتفويض المسؤوليات، مع مشاركة القادة وأصحاب المصلحة لتعزيز الهدف وتحقيق النتائج. وأول ما يتعين على الجهة المسؤولة فعله عند إنشاء مؤشرات قياس الأداء، هو تحديد هدفها النهائي الاستراتيجي والمؤثر عليها، ويجب أن يكون هذا الهدف واضحًا ومباشرًا، ثم ربط الهدف بمؤشر الأداء الخاص بها ولا بد من القيام بهذه الخطوة حتى لا تخاطر البعثة او الجهة الحكومية بالعمل نحو شيء لا يرتبط بأهدافها فتهدر مواردها وأموالها وطاقتها ووقتها. ويستند هذا المقياس على عدة مفاهيم ومقررات وأجندة وأهمها الإدارة الحديثة بفن الدبلوماسية والتي تعرف بأنها تحقق الاهداف بأقل عدد من الموارد البشرية وبأقل تكاليف مالية لكي تصل الى أبواب القيادة الرشيقة في كوكبة التكتيك والاستراتيجية. أن من أهم عناصر (KPI) هي علم الإدارة والتي تفتح مجالات كبيرة لهذا القياس وتُعرّف الإدارة بأنها عملية تحقيق الأهداف المرسومة من قبل القيادة والجهات العليا بالاستخدام الأمثل للموارد المتاحة لإنجاح الخطط المرسومة، وفق منهج مُحدد، وأدوات معينة، بالإضافة الى أنها تعتمد على عملية التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة على الموارد المادية والبشرية للوصول إلى أفضل النتائج بأقصر الطرق وأقل التكاليف المادية، فالمدير عليه التفكير والتركيز كثيراً بهذه النقاط معتمدة بالدرجة الى المخاطبات الإدارية وتصنيفاتها. وتلعب الإدارة دورًا أساسيًا لنجاح المؤسسات على اختلافها أو حتى فشلها، وهي تُشكل مفتاحًا للتقدم الحضاري العصري على مستوى الدول أيضًا، فهي محرك للتنمية التي لا يمكن أن تتحقق بدونها حتى لو كانت العناصر الأخرى جميعها متوفرة، علمًا بأن هذه الإدارة لابد من أن تكون إدارة فاعلة حديثة ومحدثة لأدواتها، تتخذ من الوسائل العلمية المدروسة المستخدمة في اتخاذ القرارات ركنًا أساسيًا لها ومنها نظام الأسبقية في مجال تصنيف المخاطبات الرسمية وأنواعها وأهميتها والتي تشكل هوية الوزارة أو الجهة الحكومية بمختلف مسمياتها المدنية أو العسكرية والأمنية والمخابراتية وأهم هذه التصنيفات المتداولة. وفي الختام.. إن مؤشر قياس (KPI) يختلف من مؤسسة الى أخرى استنادًا الى نوع وأهداف تلك المؤسسة، بالإضافة الى اعتمادها الكبير على مفاهيم البروتوكول والاتيكيت الحكومي والاجتماعي والذي يدعم (كاريزما) الموظف لتحقيق حاجات المراجعين واهداف دائرته.دبلوماسي سابق والرئيس التنفيذي للأكاديمية الدولية للدبلوماسية والإتيكيت