الجمعة 3 أبريل 2020
رئيس مجلس الإدارة
عبد الصادق الشوربجي
رئيس التحرير
أيمن عبد المجيد

في عصر العزل .. ٦ طرق لجعل الاجتماعات عبر الإنترنت أكثر فعالية

مع قيام الشركات الكبرى بتأسيس العديد من الفروع المختلفة في مختلف المناطق والمدن والبلدان، أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت جزءًا مهمًا من كل منظمة تجارية، وبالنظر إلى حالة الأزمة الأخيرة التي أدت إلى العزل في العديد من البلدان لوقف انتشار الفيروس التاجي أو Covid 19، بدأت التكنولوجيا الرقمية والاجتماعات الافتراضية تلعب دورًا حاسمًا في دعم عمل أي شركة أو مؤسسة كبيرة.



 

ومع ذلك، على الرغم من توفر الاتصالات الجيدة والتقدم التكنولوجي، فقد تنشأ مضاعفات في عقد اجتماع جيد عبر الإنترنت، إذ يمكن أن يحدث ذلك لأسباب مختلفة، تتراوح من الصعوبات الفنية إلى مشاكل الاتصال إلى عدم وجود مناقشات هيكلية أو تنظيم مناسب، لمساعدتك في عقد اجتماع عبر الإنترنت أكثر فعالية وكفاءة وإنتاجية مع زملائك، إليك 6 طرق لجعل حياتك العملية أفضل وأسهل، وفقا لموقع "تايمز أوف إنديا".

 

 
 

 

١- تحقق  من جميع أنظمتك مقدمًا:

بينما قد تكون واثقًا، فمن الأفضل دائمًا التحقق من جميع أنظمتك وأجهزتك، مثل الكاميرا والميكروفون وما إلى ذلك مقدمًا، قد تكون هناك صعوبات فنية مختلفة قد لا تكون على دراية بها حتى تظهر بين اجتماعك. 

 

اطلب من جميع المشاركين إعادة تشغيل أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم قبل نصف ساعة من الاجتماع لتجنب أي تباينات أثناء الاجتماع والتأكد من أنك وزملائك متزامنين وعلى نفس الصفحة.

 

٢- كن قابلاً للعرض:

بينما قد تعتقد أن الاجتماعات عبر الإنترنت تختلف عن اللقاءات المباشرة، فأنت مخطئ تمامًا، فكونك في إطار افتراضي يجعلك أكثر ملحوظة، هذا يتطلب منك أن تكون متاحاً في جميع الأوقات، تأكد من تحية الناس ولديك موقف جذاب، حافظ على تأثير هادئ وقدم نفسك بنبرة ودية تجعلهم يستجيبون بطريقة مماثلة.

 

٣- جدول أعمال واضح ومنظم:

لا تبدأ اجتماعًا أبدًا بدون خطة واضحة ومنظمة، يتم عقد اجتماع من أجل التوصل إلى نتيجة وتسهيل عملية صنع القرار، فإذا فشلت في توفير بنية أساسية وشرح واضح للعرض التقديمي الخاص بك، فقد يتبين أنه كارثة ولن يكون إلا مضيعة لوقت الجميع.

 

 قم بإعداد جدول أعمال وإرساله بالبريد إلى جميع المشاركين قبل الاجتماع بوقت كافٍ لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

 

 

 

٤- لا تخجل من الكاميرا:

الاتصال بالعين أمر لا بد منه في أي شكل من أشكال الاجتماع، بينما قد تكون واعيًا بالكاميرا، يجب ألا تبدو مشتتًا أبدًا، إذ أن المشاركة هي أيضًا ضرورة أساسية في جميع الاجتماعات عبر الإنترنت، وهو ما يحدد تفانيك والتزامك، تأكد من وضع الكاميرا بزاوية جيدة ومواتية حيث يمكن لجميع المشاركين رؤيتك.

 

٥- إفساح المجال للتفاعلات والمراجعة:

بينما قد يكون الاجتماع وجهًا لوجه أكثر تفاعلية وأكثر عرضة للتعليقات الأفضل، في الاجتماع الافتراضي، يجب أن تفسح المجال لمثل هذه التفاعلات. 

 

يجب عليك المشاركة مع كل مشارك والرجوع إليهم بأسمائهم لضمان استجاباتهم في المقابل، يمكنك أيضًا إنشاء مساحات للدردشة العامة حيث يمكن للأشخاص الاستمرار في تغذية مراجعاتهم، والتي يمكنك البحث عنها لاحقًا.

 

٦- اختتام  بملاحظة واضحة:

تأكد من اختتام الاجتماع بملاحظة عالية، بينما سيتشتت انتباه الكثيرين أو سيهتمون قليلًا بالمناقشات خلال اجتماع عبر الإنترنت، من المهم أن تقدم حسابًا واضحًا وملخصًا للاجتماع لجميع المشاركين في النهاية، سوف يترك ذلك انطباعًا فعالًا ودائمًا عنك في أذهان زملائك.